井岡山會議會展中的音響、設施安裝要注意哪些方面

安裝和拆卸會議設備

       銷售部門應提前一天以書面形式通知工程部有關橫幅或背景板安裝的詳細事宜。
       明確標志或背景牌的安裝要求，位置，數量，起訖時間。
       工程部門按要求審核現場是否有設置橫幅或背景板的條件。
       在符合安裝要求的情況下，工程部負責到美工處領取橫幅，在規定時間內安裝完畢，并配合美工布置背景板，確保質量。
       由工程部根據原定通知拆下橫幅或背景牌，如有變更，餐飲部開會小組應以電話或書面方式通知工程部所需拆下的物品的名稱、時間、地點、要求、數量等細節。
       工程部及時安排人員到現場按要求拆下橫幅或背景牌，并按規定將它們送回(前廳部或美工)相關部門，以便回收利用。

會務專用設備進場安裝審核

       會議洽談時，營銷部門提前與工程部聯系，由營銷經理與工程部就設備安裝方案進行協商，確定后，才能進場安裝。
       銷售部門應提前1天書面通知工程部客戶關于設備的安裝、使用和配置要求(如飯店沒有重大設備配置，則應提前相當的日期通知工程部，以便為之做準備)。
       顧客的設備應確保安全可靠，由顧客負責按照經協商確定的方案安裝使用(安裝時，如損壞飯店的有關設備和設施，由營銷部門協調，由顧客全額賠償)。
       顧客設備進入時，雙方人員必須到達現場，并由顧客按照酒店規定的路線(重載設施、設備，需走酒店安全疏散梯)負責搬運。

酒店聲學設備的布置和準備工作

       營銷部門應詳細填寫會議通知，確定會議時間，地點，所需的會議設備和其他要求。
       工程部應會議通知要求，提前檢查、審核會議所需的設備是否完好、滿足使用要求，如有特殊設備不能滿足客人要求，應事先與市場部協商，并由市場部負責向客戶解釋，通過其他方式解決。
       工程部門在會議開始前30分鐘內完成現場設備的安裝、布置、調試工作，并確保設備處于正常工作狀態。
       根據會議要求，派人負責全面服務(對于重要會議，有貴賓賓客出席的會議，要做好設備的備份，確保萬無一失)。
       在緊急情況或特殊要求下，由銷售人員協調和向客人解釋，并給予工程部一定的緩沖時間，盡力解決問題。
       對于自帶設備的會議客戶，工程部負責安排專人配合工作，并提供便利(詳情見第二條)。

酒店會議音響、投影儀等與客戶會議服務同步使用的設備

       所有會議在客人入場之前，都要提前播放背景音樂。
       按照會務通知要求，提前將完好的音響、話筒、多媒體投影儀等設備安裝調試到位，并與客人設備連接后做好調試工作，會前30分鐘調試完畢，等待客人使用。如果客人要求提前調試，由銷售部負責通知工程部，以滿足客人的要求。
       大型會議音響設備的調試，由工程部、銷售部和客戶會務組共同協商后，雙方確定調試要求，并按要求操作，直至滿意為止。
       會議期間有調音場地，工程部派人負責會議服務，并根據會場條件合理運作。
       重大會議，派專人全程跟蹤服務，保證會議的順利進行。

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