井岡山會議服務項目<發布會(2/5)>簡述

02外部人員
       因為有些發布會(2/5)所需的專業的設備器材，價格高昂且復用率不高，很多公司都沒有，這時候就需要搬“救兵”了。

主持人
       若能請到專業的主持，會讓活動增色不少，他們能充分發揮主持和組織的作用，活躍氣氛，引導記者和觀眾踴躍提問，并且善于巧妙地將話題引向主題，當回憶出現緊張氣氛時，能及時緩和調節。

嘉賓
       分享嘉賓,結合行業屬性，邀請業內優秀的大咖前來分享，一定會成為活動的亮點。但需在前期了解清楚嘉賓的相關資料，包括特殊衣食住行的需求，這樣能給人感覺得到主辦方的充分重視，提升好感。

媒體嘉賓
       分為付費媒體和自有媒體，能把活動擴散出去，讓更多人知道，增加影響力和行業知名度。付費媒體一般是根據活動調性和傳播階段，通過付費或資源互換等形式，主動邀請專業垂直媒體或大眾媒體前來，可將流量引流到自己的自有渠道上。與之對應的就是自家媒體啦，做好官宣也非常重要哦，因為只有你們自己才知道活動宣傳中想要突出的內容和優勢特點所在，也能引導外部媒體的走向。無論哪種媒體，都需要前期溝通清楚本次活動的 宣傳重點 ，也可向付費體提供產品體驗和重要嘉賓的專訪機會。但別忘了提前介紹采訪嘉賓的背景資料，以及過審采訪題問題（主辦方和分享嘉賓雙方）， 采訪時間 建議在上午10-12點或下午15-17點。

場地搭建
       有一些酒店本身自帶舞臺和顯示屏或投影布，如果會場要求不高的話，可以用酒店本身的這些設備。若要求較高則可找專業場地搭建方，包括舞臺搭建，背景板布置，展板、水牌擺放，體驗區設置等。

控臺組
       加強現場視覺效果，進一步烘托氛圍的視頻音頻和燈光，都需要有專門的負責人跟進和管理，以便第一時間跟進。

攝影攝像
       需要提前溝通好 機位設置 ，以及 拍攝重點，確保拍攝的內容符合宣傳要求，且能及時拿到照片進行直播宣傳。

速記員
       速記員也是不可或缺的，可視情況請駐場的或直接錄音后遠程整理稿件。有了速記稿就能第一時間給到各大媒體，整理出相關報道，抓緊黃金宣傳時間。最后還有化妝師、禮儀組和志愿者等共同協助發布會(2/5)順利開展，全方位向用戶傳達我們的專業。

物料清單—Put

       到了最繁瑣，最易出錯的物料環節，我們需要將活動中所有對外視覺宣傳要用到的東西進行匯總，便于前期準備，及時發現遺漏的地方。這也和預算管理有著直接的關系，要根據預算盡可能想周全，部分物料若能復用，也能減少下次活動籌備時的成本。
針對不同類型的發布會(2/5)，所需物料不會全都一樣，我們整理出基本適用于大部分發布會(2/5)的通用清單，分為 線上 和 線下兩部分。

線上物料
       主要用于活動宣傳。包括介紹活動用的宣傳海報、嘉賓海報（個人或金句）以及宣傳H5/視頻等，甚至包括媒體渠道的廣告位設置和各種新媒體（公眾號）宣傳所需的物料，以及活動開始前一周用來渲染氣氛的 倒計時海報 。還有就是電子邀請函，這類物料主要用于邀請嘉賓，同時也帶有宣傳作用。所以設計上需要注意：
       1.被邀請人作為主體，應放頁面中心位突出其榮耀，容易讓人產生轉發的欲望；
       2.提煉活動的重要信息，以簡約的形式放在醒目的位置，既方便被邀請人獲取相關信息，也方便其他感興趣的伙伴能聯系上主辦方。

線下物料
       就是需打印出來的物料。設計稿需注意轉曲和預留出血位，并注意制作周期，提前打樣對比確定后再走量。所有物料按區域分類并打印好相應的物料清單，交給相應負責人統一管理，便于前期清點布置和后期回收整理核對。

場地安排—Place
       合適的場地能給活動帶來意想不到的驚喜，而其中有很多細節常被我們忽略，這會導致活動現場，從開始搭建到活動后期會造成一定的影響，甚至影響到活動的進行和參會人員的體驗。

01場地選擇
       但可以承辦活動的地方太多了，可以從以下幾個維度綜合考慮，找到適合自己活動的場地。

交通
       盡量在市中心，且交通便利的地方，離地鐵站或公交站的距離，停車是否方便（酒店是否有停車位、停車位滿了后附近是否有其他可停車的位置）

檔次檔期
       根據發布會(2/5)類型不同來選擇不同檔次的場地酒店，讓用戶踏足酒店的那刻就覺得值回票價，檔次偏高了沒預算，檔次偏低了用戶體驗不好。

       所以需要根據預算和活動類型來選擇酒店；另外就是酒店的檔期，不同酒店在旺季和淡季收費也有不同，需要根據檔期報價綜合考量。

容納人數
       根據活動預期的參與人數與酒店方匹配場地大小是否合適，但也要注意會場中央不要有影響聽眾視線的柱子或其它障礙物。這里和大家分享一個小米打造爆款發布會(2/5)的玩法，可借鑒一下，比如現場能裝100人，但只放80張凳子，后排就是站著，以此給人營造出人滿為患的感覺。

壞境
       場地的外部環境也需要考量，若酒店附近都在修路或環境欠佳（老舊或有荒廢的工廠等），自然會讓人引起不適，也對主辦方的專業度心生疑惑。

設備
       若酒店自身就帶有所需的舞臺或屏幕等內容，就方便前期的場地搭建工作，自然也性價比更高；

住宿
       一是看酒店的住宿條件，二是看連通場地一起定能否有優惠。提前給分享嘉賓安排好住宿，方便當天直接來會場；也協助外地來的觀眾找好住宿，免去后顧之憂。

預約時間
       一般需提前2個多月預約場地，部分熱門場地或許還需提前半年或以上。說完條件了，那去哪找呢？除了自己挨個實地考察外，也可以在活動平臺（會小二、Y空間等）上找，把你的具體訴求告訴他們，讓他們幫忙篩選出合適的場地。

02場地布置
       在這里，我將場地布置分為指引系統+會場布置。

指引系統
       幫助引導用戶從出發點最快速進入到會場中，需要考慮到采用各種交通工具的引導路線。而從 最近 的地鐵站/公交站/停車場開始，到酒店門口，需設置好 指引 ，比如穿著醒目的志愿者 協助引路 ，在每個轉角位都有醒目的水牌或易拉寶引導。進酒店大門后，則需引導觀眾找到去會場最短的路，也需跟酒店大堂的工作人員溝通，讓他們協助引導，分散工作壓力。包括設置好酒店的電子廣告牌，電梯或轉角位置等都設有醒目的標識。

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