井岡山會議服務項目<發布會(4/5)>簡述

應急預案
       線下活動往往帶有需要不確定性，所以需要準備好備選方案，以及各種應急方案，預防意外的發生。比如說準備好備用電源，以防突然斷電；戶外場地要做好天氣惡化的準備……容易發生意外情況的部分則需要多準備應急預案，比如現場秩序問題，突然出現秩序混亂情況，及時調動周圍的工作人員協助管理，也可向酒店保衛人員協商，協助開展活動；若參與人數超500人，應向派出所備案，避免意外發生。

02注意事項
       接下來，我們說一下以往活動中總結下來的注意事項，大家可以對照著完善到策劃方案中，提升大家在現場的體驗。

工作人員
       1.工作牌的背面最好印有各項負責人的聯系方式，方便出現緊急情況時能第一時間聯系上。
       2.會場的站位要分散，確保每個位置需要找人時都能及時響應，不要扎堆。
       3.在某一區域，特別是舞臺側需1-2人負責溝通，以便流程變動時及時和主持人或嘉賓溝通。
       4.提前制作好工作人員手冊，確保大家都清楚自己所需要負責的事情是什么，并且知道何時需要交。每個小組的負責人跟進本組的情況并及時反饋進度到上一級。

簽到
       簽到處需要靈活處理，不要造成擁堵影響其他觀眾進場，所以需要優化簽到流程，并及時引導入座。如遇擁堵，安保及時引導排隊，或臨時多增添檢票隊伍。

對接嘉賓
       1.需安排專人對接嘉賓，從邀請到現場，確保嘉賓有需求時能及時響應，
       2.對接人需要提前準備好“ 電梯30s ”，也就是在短時間內向嘉賓介紹清楚活動的內容和公司的核心信息，幫助嘉賓最短時間了解相關情況。
       3.所有對外的資料，所有人都必須口徑和格式一致，以凸顯專業性。

指引路線
       官方給予的路線路線要盡量短，且沿途的指引清晰。但除了官方的路線外，仍需考慮到所有可能的出席路線，并安排好工作人員進行引導，確保所有人以任何交通方式出席都能順利找到會場。

提前準備QA
       給每個工作人員人手一份，發布會(4/5)相關的QA和指引地圖，確保觀眾有疑問無論找到誰，都能及時得到回復，并找到場地。

時間提醒
       每次時間提醒（特別是茶歇或休息時間），需同時兼顧到場內外的人；也需要提醒分享嘉賓ta分享的截止時間，讓ta能更好地把握分享的節奏，時間快到時則縮減分享內容。

03收尾工作
       活動辦完了就結束了？不，后面的收尾工作仍是一個重頭戲，它將影響著公司的下一步營銷計劃和未來活動的順利開展，同樣不容小覷?？梢詮?效果評估 、 后期宣傳 和 物料清點 三個維度著手哦。

效果評估
       重新回顧前期籌備階段的活動目標和預期效果，看與實際達到的效果之間的差距在哪。從活動的 整體效果 來看，可以問問這幾個問題：
整體效果
       1.參與人數是否達到預期，包括線上觀看直播或前期社群互動的人數和線下實際到場人數；
       2.來的人是否精準，是否為目標客戶，能否轉化開展下一步合作；
       3.大家參與活動后的反饋，包括觀眾、嘉賓和工作人員，大家對整場活動滿意度和反饋建議等；
       4.活動的前期準備是否充足，有無意外情況出現，有無遺漏或準備不足的部分，下次活動應怎么做好風險規避，避免相類似的意外發生；

       預算支出有無超標，物料能否復用，如何減少開支，提高性價比；外部合作是否順暢，建立好關系良好的供應商庫，便于再次合作，減少溝通對接的成本。從活動的宣傳效果來看，我們可以從這幾項數據進行評估：

宣傳效果
       1.活動的報名宣傳情況，通過自家渠道的報名數，其他付費媒體渠道的轉化報名數，計算ROI，用戶流量是否精準，能否后期合作帶來更大的流量轉化
       2.公眾號（或其他媒體）的漲粉情況，分享的文件的轉發和下載情況；
       3.產品現場的下單銷售情況，以及活動結束后二次轉化的下單情況；
       4.各種文章的閱讀數，轉發量和轉化率，包括前期宣傳和后期回顧、產品測評，嘉賓專訪等文章。

 后期宣傳
       一般發布會(4/5)結束的2天時間內是宣傳的黃金時間，最好活動結束當天發出。這聽起來很難，但做好這兩個準備工作，就能順利完成這個看似不能完成的任務。
       1.提前和媒體溝通好宣傳檔期，并準備好新聞稿的大框架
       2.相關現場照片資料和分享或采訪的速記稿（嘉賓授權后）等宣傳資料，整理好后及時給予媒體部門這樣就把很多工作提前準備了，也為編輯分發爭取了足夠的時間。

       除了千篇一律的發布會(4/5)回顧文外，還可以從這幾個維度進行二次傳播：

自媒體測評
       邀請相關專業的自媒體進行測評，對產品進行深度解讀，幫助用戶用大白話了解產品，促進轉化下單

文件分享
       發布會(4/5)當天的分享內容或行業白皮書（脫敏后），以合適的形式促進宣傳，比如說轉發朋友圈后、朋友助力掃碼關注后可私信客服領取，成為會員即可獲得紙質版（郵寄）等

嘉賓轉發
       可以邀請嘉賓幫忙宣傳，先表達感謝，比如說整理出ta分享中或特寫（精修后）的照片給ta。咨詢稿件是否方便對外宣傳，也嘗試邀請能否線上再進行干貨分享或幫忙宣傳（分享嘉賓本身也能為我們帶來巨大的流量）?？垂疚磥淼臓I銷走向，也可誠邀長期合作，相互背書。

照片分享
       多分享自帶故事內容的照片，比如說觀眾全神貫注聽講、做筆記，交流或開懷大笑的照片，通過朋友圈照片分享的形式進行再次宣傳。當然，這些重要的環節也別忘了，比如說簽到時刻、啟動儀式，產品介紹、嘉賓分享（可加上金句內容）、觀眾的遠景和中景照片、集體合照……活動的結束則是另一個新的開端，所以更需要告訴用戶，曲終人不散，自然也會更期待下一次的相逢。

物料清點
       根據前期的物料清單，將所有物料進行清點，一方面確定數量是否對得上，另一方面就是破損情況的登記。將能復用的物料按功能劃分進行分類，下次舉辦活動時能第一時間找到。租借的設備及時歸還，與酒店或供應商等的相關尾款也盡快結，更新供應商庫，看哪些可以再次合作，哪些應刪除等。

       原文鏈接：http://www.my77752.cn/meeting/plan/2020-09-28/16.html，文章未經本站許可，禁止轉載!
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